O guia para principiantes sobre a racionalização das operações da sua agência de marketing

Investir nas operações internas da agência pode não ser tão glamoroso como investir em novas tecnologias ou campanhas de marketing. No entanto, estes elementos frequentemente negligenciados servem de base à sua agência, apoiando o seu crescimento e rentabilidade à medida que cresce.

 

Se está insatisfeito com a forma como a sua agência funciona, não é o único. Um inquérito da Teamwork.com a 512 líderes de agências revelou vários desafios em todo o sector. Nomeadamente, apenas 36% dos proprietários de agências declararam estar satisfeitos com as operações da sua agência.

 

Com tantas facetas dos processos da agência a considerar, incluindo a gestão de projectos, as finanças, os recursos humanos e a gestão das relações com os clientes, é difícil definir prioridades para a atribuição de atenção e recursos. Este guia oferece um ponto de partida para rever os processos da sua agência. Examinaremos quatro áreas-chave das operações de qualquer agência de marketing: estrutura da equipa, gestão de projectos, processos de comunicação com o cliente e onde os relatórios automatizados podem ajudar a melhorar o dia a dia da sua agência.

 

Neste artigo:

• Rever a estrutura da equipa da sua agência para maior clareza
• Simplificar os processos de gestão de clientes
• Criar fluxos de trabalho internos aperfeiçoados
• Processos de gestão de projectos
• Como os relatórios automatizados podem simplificar a gestão das agências
• Qual a melhor forma de implementar relatórios automatizados para simplificar os processos de trabalho na sua agência

 

Rever a estrutura da equipa da sua agência para maior clareza

 

A estrutura da equipa da sua agência refere-se à forma como define as funções e as responsabilidades na sua agência. Uma estrutura de equipa bem definida acelera a tomada de decisões e melhora a gestão de recursos ao reduzir a ambiguidade entre os membros da equipa.

 

Por onde começar? Analise a sua hierarquia organizacional e as expectativas para cada função.

Estabelecer uma hierarquia organizacional e uma estrutura de equipas distintas

 

A hierarquia organizacional define quem reporta a quem e o que cada pessoa faz. Idealmente, a sua hierarquia deve estabelecer uma cadeia de comando clara, na qual cada membro da equipa sabe a quem se dirigir em caso de dúvidas e quem trata de que tarefas.

 

Eis uma breve panorâmica das diferentes hierarquias organizacionais utilizadas pelas agências de marketing digital e pelas agências criativas.

• Pirâmide: Esta estrutura tradicional do topo para a base apresenta funções e responsabilidades bem definidas, com uma cadeia de comando bem definida que clarifica as responsabilidades.
• Estrutura de pods: A estrutura de pods divide os membros da equipa em grupos mais pequenos, também conhecidos como pods ou squads. A empresa atribui então estes grupos a projectos ou clientes específicos. Cada equipa é autossuficiente e trabalha de forma independente para satisfazer as necessidades do cliente ou do projeto.
• Planas: As organizações planas têm uma hierarquia mínima, permitindo que as equipas tomem decisões de forma rápida e independente.
• Funcional: A equipa organiza os seus membros de acordo com as suas funções específicas, como as operações de marketing digital, os analistas ou as equipas de conteúdos.

 

O que funciona melhor para a sua agência? Pense no número de funcionários, nos clientes que serve e nos seus objectivos comerciais. Para as agências mais pequenas, em que os membros da equipa assumem várias funções, uma estrutura plana pode ser a melhor escolha, enquanto uma estrutura em cápsulas pode ser mais adequada para agências maiores que lidam com indústrias ou tipos de projectos complexos.

Assegurar que as descrições de funções se aplicam ao trabalho efectuado pelos seus empregados

 

Para além da estrutura organizacional, verifique se as descrições de funções ainda correspondem ao trabalho real dos membros da equipa. Atualmente, as descrições de funções não servem apenas para recrutar os candidatos certos. Também definem as expectativas dos membros da sua equipa e ajudam a mantê-los envolvidos nos projectos e tarefas certos.

 

Isto é especialmente importante se tiver membros da equipa que trabalham a partir de casa ou têm um regime híbrido. Um relatório da Gallup descobriu que a percentagem de trabalhadores remotos nos EUA que compreendiam as suas expetativas de trabalho caiu de 60% em 2020 para 47% em 2023. Da mesma forma, para os trabalhadores híbridos, a clareza no local de trabalho diminuiu de 55% para 41% durante o mesmo período.

 

Expectativas de trabalho pouco claras podem reduzir a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. Se notar uma maior taxa de rotatividade dos trabalhadores, dificuldades em atingir os objectivos do projeto ou trabalhadores desmotivados, vale a pena aperfeiçoar as descrições das funções e definir expectativas claras. Algumas perguntas a fazer a si próprio para começar incluem:

• As actuais descrições de funções estão de acordo com a evolução das funções na sua agência?
• Estas descrições de funções estão de acordo com os seus objectivos comerciais actuais?
• As descrições de funções descrevem as expectativas e definem resultados lógicos para cada função?

 

Pense em pedir feedback aos chefes de equipa, gestores de conta e membros individuais da equipa da sua agência para avaliar a eficácia das suas actuais descrições de funções.

Simplificar os processos de gestão de clientes

 

Uma comunicação forte com o cliente permite-lhe compreender o que é verdadeiramente importante para os seus clientes. O processo de integração do cliente da sua agência deve enfatizar a comunicação clara e a definição antecipada de expectativas. Isto ajuda a clarificar o que os clientes podem esperar e prepara o terreno para a vossa relação de trabalho.

 

Analise a forma como está a comunicar com os seus clientes, tanto quando contrata um novo cliente como durante o trabalho conjunto. A clareza na comunicação dá a todos espaço de manobra para se concentrarem nos resultados, em vez de ficarem atolados em constantes controlos. Uma comunicação transparente e a definição clara e antecipada das expectativas também criam confiança a longo prazo com os seus clientes, uma vez que eles sabem o que esperar.

 

Por exemplo, pense em como vai lidar com isso:

• Como é que vai manter os seus clientes informados sobre os últimos resultados da campanha? Enviará um link semanal para um painel de comunicação centralizado ou carregará o relatório mais recente numa pasta partilhada para que eles o revejam?
• Quem na sua equipa irá comunicar com os clientes e transmitir as necessidades dos clientes ao resto da equipa?
• Com que frequência podem os seus clientes esperar receber actualizações sobre o progresso do projeto?

 

Elisa Montanari, Diretora de Crescimento Orgânico da Wrike, sublinha a importância de uma comunicação fiável. Ela diz:

 

"Se não conseguir estabelecer comunicações e relatórios fiáveis, terá dificuldade em manter os clientes por mais do que algumas semanas. A natureza dos esforços de marketing implica um atraso entre os esforços e os resultados, especialmente se estiver a lidar com a vertente de SEO e de envolvimento orgânico. Se os seus clientes enviarem vários e-mails diariamente ou solicitarem reuniões ad hoc, está a deixar cair a bola. Utilize uma ferramenta de comunicação centralizada para criar uma fonte única de verdade , colaborar, comunicar e atualizar. Crie um cronograma do projeto e partilhe-o livremente com a sua equipa e clientes. Essa visibilidade sobre os fluxos de trabalho significa que os clientes não terão de pedir actualizações - eles já saberão."

Criar fluxos de trabalho internos aperfeiçoados

 

Em comparação com a gestão de projectos, que considera o quadro geral da gestão de projectos, os fluxos de trabalho centram-se na execução e atribuição de tarefas específicas aos membros da equipa. Estes fluxos de trabalho oferecem muitas oportunidades para aperfeiçoar e melhorar a eficiência.

 

Por exemplo, pode procurar ineficiências nos seus processos internos, tais como:

• Processos de aprovação lentos
• Silos organizacionais ou de equipa
• Comunicação deficiente entre equipas ou membros individuais da equipa
• Dados de má qualidade
• Tarefas repetitivas, como a elaboração de relatórios e a criação de mensagens electrónicas de acompanhamento
• Preços inconsistentes, qualidade do trabalho ou práticas de comunicação

 

A tecnologia pode ajudar a resolver estas ineficiências. Por exemplo, as ferramentas de gestão de projectos colaborativos como o Trello, Asana e Notion podem ajudá-lo a simplificar os fluxos de trabalho internos, mantendo os ficheiros e as tarefas em ordem. Considere a utilização de ferramentas de controlo do tempo para garantir que atribui tempo suficiente a cada tarefa de um projeto, evitando que os projectos ultrapassem o calendário ou o orçamento.

 

A implementação de documentação de processos, incluindo fluxogramas e procedimentos operacionais normalizados, pode simplificar tarefas comuns numa agência. Ernesto, cofundador da GiantFocal, partilha:

 

"Comece por criar um fluxograma de processos para cada operação-chave da sua agência. A visualização dos fluxos de trabalho permite-lhe identificar os estrangulamentos e simplificar os processos de forma eficaz. Assinale no fluxograma os passos que podem exigir manuais. Para cada passo crítico, desenvolva manuais detalhados que descrevam as melhores práticas, ferramentas e responsabilidades. Isto garante consistência e clareza em toda a equipa. Mais importante ainda, estes manuais ajudarão a integrar rapidamente as novas contratações."

Processos de gestão de projectos

 

Estas duas componentes centram-se na forma como organiza o trabalho na sua agência. Os processos de gestão de projectos - ou a forma como planeia e organiza o trabalho a realizar - são vitais para garantir que as campanhas cumprem o orçamento e o calendário. Eis algumas perguntas que pode fazer a si próprio ao rever as suas capacidades de gestão de projectos.

O seu método atual de gestão de projectos está a funcionar?

 

O primeiro passo é escolher um método de gestão de projectos que apoie o crescimento da sua agência, o tipo de trabalho que faz e os clientes que serve. As diferentes metodologias de gestão de projectos adaptam-se a diferentes estilos de trabalho e sectores. Eis algumas delas.

 

Metodologia ágil

 

O Agile divide os projectos em partes mais pequenas. É adequado para agências de marketing que trabalham em campanhas dinâmicas e rápidas que exigem respostas rápidas à reatividade do feedback dos clientes.

 

Metodologia Scrum

 

Como uma variação do Agile, o método Scrum segue um processo mais estruturado e atribui funções claramente definidas para aplicar os princípios Agile. No Scrum, trabalhará em sprints curtos que produzem resultados incrementais, pelo que é mais adequado para agências que requerem colaboração frequente e feedback regular dos clientes e das partes interessadas.

 

Gestão de projectos Kanban

 

A gestão de projectos ao estilo Kamban é um método visual de gestão de tarefas. Este estilo visualiza o trabalho à medida que este passa por diferentes fases. Por exemplo, pode separar a criação de uma campanha de correio eletrónico nas fases de planeamento criativo, execução e implementação.w É ideal para gestores de operações com uma mentalidade visual que precisam de gerir o trabalho em curso e as entregas ao planear uma campanha. A abordagem Kanban é a base para a gestão de projectos em ferramentas como o Trello e o Asana.

Há algum problema oculto de produtividade ou estrangulamento a eliminar?

 

Para além de afinar as suas capacidades de gestão de projectos, preste atenção aos factores de perda de produtividade - os aspectos que esgotam o tempo dos membros da sua equipa e criam confusão. Conheça os factores que afectam a sua produtividade e saiba como evitá-los.

 

Objectivos ou tarefas do projeto pouco claros

 

Objectivos de projeto vagos dificultam a reunião da equipa e a compreensão das expectativas dos clientes, tal como é difícil atingir um alvo que não se consegue ver. Para além de melhorar a comunicação, estruturas como os objectivos SMART ou a utilização de Objectivos e Resultados Chave (OKRs) podem ajudar a dividir os objectivos em tarefas específicas, definir prazos e clarificar as tarefas para todos, fornecendo um objetivo tangível a atingir.

 

Reuniões desnecessárias

 

Está familiarizado com o ditado "esta reunião podia ter sido um e-mail"? As organizações perdem inúmeras horas com reuniões desnecessárias, tendo um inquérito da Dialpad concluído que 83% dos inquiridos passam um terço da semana em reuniões. No entanto, por vezes é necessária uma reunião para discutir pormenores importantes e tomar decisões.

 

Então, como é que se pode tirar o máximo partido do tempo gasto em reuniões? Algumas dicas a ter em conta.

• Ter um objetivo claro para a reunião: Qual é a razão para realizar uma reunião? É para tomar uma decisão, fazer um brainstorming de ideias para uma campanha ou tomar uma decisão estratégica? Isto afecta a forma como vai estruturar e incluir na reunião. Se a reunião for para partilhar informações, considere a possibilidade de partilhar informações num painel de controlo ou num documento através de correio eletrónico.
• Tenha sempre uma ordem de trabalhos para a reunião: Depois de determinar que uma reunião é necessária, planeie previamente as áreas de discussão e o tempo que vai dedicar a cada ponto. Partilhe a ordem de trabalhos preenchida com todas as pessoas envolvidas na reunião. Por exemplo, como parte da metodologia Scrum, uma retrospetiva de sprint garante que a equipa se reúne no final de cada sprint para discutir o progresso feito durante o último sprint e se existem pontos a melhorar.
• Partilhar as decisões concretas e os próximos passos após a reunião: Tenha documentação pronta para registar os debates da reunião. Após a reunião, partilhe uma lista de etapas de ação e as pessoas que lhes dão seguimento. É útil atribuir um proprietário a cada tarefa e um prazo, utilizando o modelo de exemplo: (PROPRIETÁRIO DA TAREFA) concluirá (TAREFA ESPECÍFICA) até (PRAZO).

 

Relatórios manuais

 

A criação de relatórios é uma parte vital da experiência de serviço ao cliente para manter os seus clientes actualizados sobre os resultados das suas campanhas, mas é também um processo entediante se for feito manualmente. A criação manual de relatórios exige a exportação de dados de várias ferramentas de marketing e a garantia de que os gráficos não se partem em Google Sheets, consumindo tempo e dinheiro valiosos que poderiam ser mais bem empregues noutras tarefas.

Como os relatórios automatizados podem simplificar a gestão das agências

Poupança de tempo e aumento da eficiência

 

Os cálculos da DashThis mostram que, em média, as agências com cerca de 30 clientes gastam 5 250 dólares em horas facturáveis por mês para criar relatórios. Por exemplo, a agência de marketing Evoluted diz que os relatórios automatizados ajudaram a simplificar o seu fluxo de trabalho geral, dizendo:

 

"Uma vez configurado um painel de controlo personalizado e os dados a serem transferidos corretamente, temos muito menos necessidade de aceder a várias plataformas de dados durante o mês, o que representa uma grande poupança de tempo e significa que podemos redistribuir o tempo dos relatórios manuais para um trabalho com mais impacto."

 

Veja quanto pode poupar para a sua própria agência com a calculadora prática da DashThis

Melhoria da exatidão e da coerência dos relatórios

 

As campanhas de marketing mudam rapidamente e o relatório que enviou há uma hora pode estar desatualizado. Os painéis de controlo automatizados actualizam os dados diariamente, garantindo que tem sempre os dados mais recentes para os seus relatórios de marketing.

Melhor tomada de decisões baseada em dados e otimização da estratégia

 

O marketing orientado por dados ajuda-o a gastar o orçamento do seu cliente de forma mais eficaz e a tirar maior partido dos seus esforços de marketing. Os relatórios ajudam-no a si e aos seus clientes a relacionar o contributo das suas campanhas para o resultado final do seu cliente e a destacar o trabalho que realizou. É uma óptima forma de associar as suas decisões a provas concretas para aumentar a confiança do cliente.

Melhorar as relações com os clientes através de uma comunicação aberta

 

Por exemplo, a agência de marketing Search Station combina relatórios de clientes com gravações de vídeo, acompanhando os clientes através do relatório e explicando os resultados. Ao fazê-lo, a equipa da Search Station confia nos relatórios como uma forma fundamental de acrescentar valor aos seus clientes, e os relatórios automatizados ajudam-na a cumprir o elevado padrão de serviço que os seus clientes esperam.

Exemplos de aplicações de relatórios automatizados (+ modelos DashThis)

 

Desempenho das campanhas de marketing digital

 

Utilize este modelo de relatório para reunir todos os seus dados de marketing digital num único relatório para ser consultado pela equipa de vendas ou pelos executivos do seu cliente. Tire partido das mais de 34 integrações da DashThis para colocar os seus dados na DashThis - basta ligar as suas ferramentas de marketing como fonte de dados e importar os seus dados para análise.

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Métricas e informações sobre redes sociais

 

Uma estratégia de redes sociais bem estruturada envolve muitas vezes várias plataformas, pelo que é necessário controlá-las todas eficazmente. Utilize este modelo de relatório para comparar os seus esforços nas redes sociais em diferentes canais em tempo real, afinar as suas estratégias e ver se os seus últimos ajustes ou ideias de conteúdo estão a gerar mais resultados nas redes sociais num relance.

 

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SEO e análise de sítios Web

 

Este modelo de painel de controlo permite aos utilizadores combinar dados de ferramentas de SEO como o Google Analytics, Google Search Console e Moz. Incluímos métricas importantes como tráfego orgânico, backlinks e classificações de palavras-chave para o ajudar a compreender e comunicar o seu desempenho global de SEO aos seus clientes.

 

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PPC e gastos com publicidade

 

Os clientes estão especialmente interessados na eficiência dos custos e em saber se os seus esforços publicitários trazem retorno para a sua empresa. Este relatório PPC ajuda-o a identificar quais os elementos da campanha que estão a ter um bom desempenho e onde podem ser feitas melhorias para o ajudar a decidir onde otimizar as suas campanhas PPC e de publicidade digital.

 

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Como implementar melhor os relatórios automatizados para simplificar os processos de trabalho na sua agência com o DashThis

 

Ninguém quer passar o dia a trabalhar com relatórios em Excel, por isso, como é que implementa relatórios automatizados na sua agência e obtém as informações de que necessita para comprovar eficazmente os resultados da campanha? Siga estas práticas recomendadas para integrar os relatórios automatizados nos seus processos de trabalho.

Avaliar o seu atual processo de elaboração de relatórios e definir KPIs

 

Tal como define os KPI para os painéis de controlo dos seus clientes, é útil definir objectivos ao avaliar os processos de trabalho internos da sua agência. Especificamente, avalie os seus actuais processos de elaboração de relatórios. Quais são as lacunas que os relatórios automatizados devem resolver? Por exemplo, existem problemas de qualidade dos dados ou desafios na integração de dados de várias fontes que pretende resolver?

 

Para além de definir objectivos, pense em medir os KPIs de produtividade para medir a eficácia da mudança nos processos internos. Por exemplo:

• Tempo necessário para criar um relatório
• Com que frequência um relatório precisa de ser revisto devido a erros
• Satisfação dos clientes com os relatórios existentes vs. novos relatórios
• Facilidade de adoção da nova solução de elaboração de relatórios pelos membros da equipa

Criar modelos de relatórios padronizados com a sua marca

 

Os relatórios normalizados simplificam o seu processo de elaboração de relatórios e facilitam a sua criação, por isso pense em criar formatos consistentes para as campanhas dos seus diferentes clientes.

 

Digamos que tem três clientes diferentes para os quais precisa de criar relatórios:

• Uma loja de comércio eletrónico centrada na promoção de vendas através do Google Ads
• Uma nova loja de comércio eletrónico que utiliza anúncios do Facebook para suscitar o interesse inicial e o conhecimento da marca
• Uma campanha multicanal nas redes sociais que envolveu o TikTok, o Instagram e o Facebook

 

Todos os três clientes têm necessidades de relatórios diferentes, mas há uma forma de poupar tempo com os modelos de relatório. Comece com um dos modelos predefinidos do DashThis como base para o seu relatório personalizado. Esses modelos já vêm incluídos com os KPIs mais comuns, que podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas do seu cliente.

 

Quando estiver satisfeito com o seu modelo de relatório, utilize a rotulagem branca para garantir que os relatórios reflectem a sua marca. Por exemplo, a Evoluted reflecte as cores da sua marca nos modelos de painel criados com o DashThis.

 

"Trabalhámos em estreita colaboração com a equipa da DashThis para refletir as cores da nossa marca nos nossos painéis de controlo. Os clientes vêem os aumentos de estatísticas apresentados em 'Evoluted green' e os relatórios no nosso azul escuro de marca registada, evitando qualquer distinção visual chocante do resto do nosso conjunto de documentos."

Formar a sua equipa em processos e ferramentas de elaboração de relatórios automatizados

 

A adoção de uma nova ferramenta ou alteração do fluxo de trabalho demora algum tempo e é necessário preparar-se para educar e formar a sua equipa para utilizar a nova ferramenta de relatório automatizado.

 

Alguns aspectos a ter em conta na elaboração dos materiais de formação:

• Recursos de formação, incluindo um guia passo-a-passo sobre como gerar um relatório,
• Ligações para ficheiros importantes e informações de início de sessão para as diferentes ferramentas de marketing envolvidas na criação de relatórios
• Problemas comuns ou mensagens de erro e como os resolver
• Uma lista de modelos de relatórios adequados a cada cliente
• Um processo padrão para analisar e interpretar dados de forma eficaz para campanhas de clientes

Rever e otimizar regularmente a sua estratégia de elaboração de relatórios

 

Depois de ter os relatórios automatizados a funcionar, volte aos objectivos que definiu. Marque reuniões de controlo regulares, por exemplo, todos os meses, para ver como se está a sair em relação a esses objectivos. Pergunte a si próprio se os relatórios estão a melhorar e a demorar menos tempo a criar. Os clientes estão mais satisfeitos com a qualidade dos relatórios e das análises?

 

Obtenha feedback dos clientes e dos membros da equipa sobre o funcionamento dos relatórios automatizados. É também uma boa ideia rever as métricas de desempenho que definiu para ver o que funciona na sua estratégia de criação de relatórios e o que precisa de ser ajustado.

Poupe tempo valioso à sua agência de marketing com a automatização de relatórios

 

As agências bem sucedidas asseguram que as suas operações internas podem apoiar a retenção de clientes tanto a curto prazo como no futuro.

 

Utilizando as sugestões descritas neste guia e passando por cada processo interno da sua agência, tem um ponto de partida para otimizar a atribuição de recursos, definir expectativas claras com os membros da equipa e afinar a comunicação com o cliente.

 

Dedique algum tempo a percorrer o guia e concentre-se numa área a melhorar. Se achar que está a gastar demasiado tempo com relatórios manuais, experimente a versão de avaliação gratuita de 15 dias da DashThis para simplificar o seu processo de elaboração de relatórios.