Como otimizar os processos das agências: guia de boas práticas

Pergunte a qualquer grande empresa de consultoria de gestão e elas dir-lhe-ão que ter sistemas e processos optimizados é a chave para um negócio de sucesso. A criação de modelos para processos que repete diariamente tornará a sua agência de marketing mais eficaz e eficiente, conduzindo a métodos internos e relações com clientes mais bem sucedidos. Mas como é que implementa e maximiza a eficácia da sua agência a todos os níveis, desde o processo de integração até aos check-ins e à gestão da agência?

Neste artigo, vamos descrever tudo o que precisa de saber sobre a implementação das melhores práticas no processo da sua agência.

O que são processos de agência?
Como criar processos de agência optimizados?
Como é que o DashThis o pode ajudar a otimizar o seu fluxo de trabalho

O que são processos de agência?

Pense nos sistemas existentes em qualquer empresa ou negócio. Como é organizada a comunicação com novos clientes ou novos funcionários? Que papelada, confirmação e faturação são enviadas às partes interessadas? Quando é que se realizam as reuniões e como funciona a comunicação entre os funcionários da agência?

Os processos da agência são os sistemas de gestão que uma organização utiliza para gerir as suas operações a todos os níveis. Incluem o método, o sistema, a tecnologia ou os funcionários envolvidos em todas as fases de planeamento, execução, conclusão e acompanhamento.

Como criar processos de agência optimizados

A implementação destes sistemas e métodos é um processo de melhoria contínua e pode parecer uma carga de trabalho pesada. Mas, assim que os processos estiverem em funcionamento, a agência criativa beneficiará financeiramente e operacionalmente da abordagem simplificada adoptada por toda a equipa. Veja aqui como pode estabelecer isto com a sua equipa criativa.

Definir as bases

Antes de tentar melhorar os seus métodos operacionais, comece por ter uma visão completa da paisagem. Pense nisso como uma auditoria ao fluxo de trabalho.

1. Enumerar todas as tarefas

Organize uma reunião inicial onde reúna uma lista de tudo o que a sua equipa faz diariamente. Esquematize os passos dos seus processos do princípio ao fim e identifique os pontos de fricção, a repetição, os desafios ou a perda de tempo dos membros da sua equipa. Avalie os cruzamentos, por exemplo, várias pessoas realizam as mesmas tarefas repetitivas no processo de integração do cliente? Um gestor de conta dá por si a repetir trabalho devido a um processo ineficaz? Compreenda as actuais entradas e saídas da abordagem da sua empresa para identificar as áreas que desperdiçam tempo e precisam de ser melhoradas.

2. Estabelecer objectivos utilizando a estrutura SMART

A definição de objectivos é uma parte essencial do progresso. No entanto, todos sabemos que os objectivos vagos e abertos como "poupar mais dinheiro", "perder peso" ou "melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal" raramente funcionam porque não abordam quaisquer passos concretos.

A estrutura SMART ajudá-lo-á a orientar os seus objectivos para marcos acionáveis e com prazos definidos. SMART é um acrónimo para

Específicos: Certifique-se de que todos os objectivos são limitados e contidos. Pense: "poupar nas despesas gerais mensais", não "ganhar mais dinheiro".
Mensurável: Determine como irá determinar se está a fazer progressos. Quando e como é que vai avaliar? Alguns objectivos, como o aumento das receitas, são fáceis de medir. Outros objectivos, como "melhorar a satisfação do cliente", podem necessitar de métricas mais criativas criativas.
Atingível: Certifique-se de que o objetivo é algo que pode ser razoavelmente alcançado. Se é uma agência que tem atualmente 15 clientes, comece com um objetivo que procure ganhar mais cinco. Não se proponha a adquirir 100 novos clientes no mês seguinte.
Relevante: O objetivo tem de estar alinhado com os objectivos a longo prazo da empresa. Por exemplo, não defina um objetivo para desenvolver mais anúncios em outdoors quando a sua empresa pretende aumentar a sua presença digital. Em vez disso, o objetivo é ganhar mais seguidores nas redes sociais.
Baseado no tempo: Dê a si mesmo um prazo e parâmetros de tempo para fazer um plano de ação. Por exemplo, ganhar 1.000 novos seguidores no Instagram até ao final do terceiro trimestre.

3. Obtenha tudo o que precisa do cliente

Certifique-se de que dispõe de todas as informações antecipadamente, de modo a estar preparado para oferecer resultados eficazes e um progresso passo a passo, garantindo sucesso do cliente.

Obter as ferramentas certas

Ao configurar os processos da sua agência, terá de utilizar programas que poupam tempo para ajudar a sua equipa a navegar pelas funções mais comuns do dia a dia: comunicação, partilha e reuniões. Eis algumas das aplicações e programas que ajudaram as pequenas empresas e as novas empresas a criar um roteiro para a eficiência:

Comunicação: Slack, Google Chate Microsoft Teams
Partilhar documentos e materiais: Google Drive, OneDrive, Dropboxe WeTransfer
Reunião: Calendly, Zoome CalendarHero

Priorizar as tarefas e certificar-se de que os papéis de cada membro da equipa são claros

Isto leva-nos de volta à estrutura dos objectivos SMART, particularmente aos elementos "mensurável" e "temporal". Ao atribuir projectos e delegar trabalho, certifique-se de que todos os elementos da equipa conhecem os parâmetros da sua função. Um briefing criativo esclarece o trabalho pelo qual cada pessoa será responsável, o prazo e as tarefas associadas a esse objetivo.

Utilizar o desenvolvimento automatizado

Lembra-se de quando fazia auditorias às suas tarefas e processos diários para identificar as áreas em que a sua equipa perdia tempo e esforço? As ferramentas de gestão de projectos ajudam a resolver estes problemas e a acabar com o desperdício de tempo.

Comece por criar um gráfico do fluxo de trabalho da sua organização, desde o primeiro pedido de informação até à conclusão do projeto. Depois, utilize essa informação para construir com precisão um modelo de gestão de projectos que automatize a sua comunicação e os seus processos utilizando ferramentas digitais, incluindo:

Marcar reuniões regulares de contacto

Estabeleça intervalos de tempo previsíveis em que se reunirá regularmente com a sua equipa para avaliar o progresso, o estado e a evolução do projeto. Estas reuniões aumentarão a eficiência da equipa, proporcionando-lhes um local para falarem de pontos problemáticos, realizações e muito mais, sem criar excesso de comunicação, mensagens e idas e vindas ao longo do dia.

Utilize relatórios para acompanhar o seu sucesso

Chegou o momento de discutir a parte "Mensurável" do sistema de objectivos SMART. Medir os processos da sua agência é essencial para otimizar a sua eficiência, melhorar as operações da sua equipa e perceber se está a fazer melhorias.

O acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) é fundamental para compreender se os seus esforços são bem sucedidos, e DashThis permite-lhe simplificar todos os seus dados de marketing num único relatório. O programa serve o duplo objetivo de apresentar as suas métricas e poupar tempo, reunindo todos os dados da sua empresa num único local.

Com o DashThis, pode contar com:

Consolidar os seus pontos de dados: Em vez de verificar as suas estatísticas no Hubspot, depois no Google Analytics, no Facebook, no Instagram Insights, etc., pode alimentar todas as fontes numa ferramenta simplificada com um painel de controlo personalizável que se liga a mais de 34 plataformas e aplicações.

Dados de caraterísticas relevantes para a sua atividade: Oferecemos modelos que se adaptam a qualquer profissional de marketing, quer seja especializado em SEM, SEO, redes sociaisou comércio eletrónico. Temos dashboards prontos para apresentar as métricas mais importantes para o seu negócio. Cada modelo reflecte os KPIs adaptados a essa indústria, por exemplo, se estiver a concentrar-se em SEO, o nosso modelo mostra métricas como visitas de pesquisa orgânica, taxa de rejeição, tempo médio de execução da página, conversões orgânicas e as suas palavras-chave com melhor desempenho.

Partilhe o seu trabalho entre os membros da equipa: Todos os membros da equipa podem editar e criar painéis de controlo. Pode definir a sua página para gerar e distribuir automaticamente, para que a sua equipa e os seus clientes possam beneficiar de actualizações regulares.

Personalize os seus relatórios de acordo com as suas necessidades de marca e funcionalidade: Organize e apresente os dados de acordo com as suas prioridades e utilize esquemas de cores e visuais que correspondam às diretrizes da sua marca. Incorpore cabeçalhos, logótipos e muito mais.

Aperfeiçoar os processos da sua agência é um caminho garantido para levar o seu negócio para o próximo nível. Ao auditar os pontos fracos e os desperdícios de tempo da sua equipa, pode incorporar vantajosamente aplicações, ferramentas e software que lhe poupam tempo e trabalho. Seguindo o sistema de definição de objectivos SMART, pode acompanhar o seu progresso e os seus resultados com o DashThis, o software de elaboração de relatórios mais eficiente e simplificado que extrai de todas as suas fontes de dados para apresentar as métricas mais importantes e impactantes para o seu negócio.

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