Relatórios de agências: 15 melhores práticas que precisa de conhecer!

Quer que os seus relatórios de marketing sejam fantásticos, que dêem à sua agência aquele je-ne-sais-quoi, que tenham um aspeto fantástico e que sejam eficientes. Certo?

Estou aqui para o ajudar a lá chegar!

Para elevar o nível dos seus relatórios, eis as 15 melhores práticas que deve ter em conta ao criar os relatórios da sua agência!

Deixem-me explicar-vos.

Porque é que os relatórios das agências são tão importantes?

O relatório da agência é basicamente o seu pão e manteiga.

Sem relatórios, como pode a sua agência demonstrar o seu desempenho?

Como é que pode mostrar que a sua estratégia brilhante funcionou?

Como é que pode provar ao seu cliente que a sua agência vale a pena o investimento?

Não pode ser!

Como profissionais de marketing, todos sabemos que a comunicação é fundamental para qualquer relação cliente-agência!
E os relatórios de uma agência são a forma perfeita de abrir e manter discussões com os seus clientes.

Os relatórios da agência também podem ajudá-lo a explicar aos seus clientes o que está a fazer para ajudar a sua empresa e como vai atingir os seus objectivos. Isto é crucial, porque os clientes que compreendem todo o trabalho que faz para eles apreciarão muito mais a sua agência e, por conseguinte, continuarão a fazer negócios consigo.

Não acredita em mim? Pergunte a Darian da Jelly Marketing:

Se pensa que a elaboração de relatórios é demasiado aborrecida, que é uma perda de tempo precioso que poderia dedicar às suas estratégias de marketing, pense novamente! Hoje em dia, tudo pode ser feito automaticamente! Tudo o que tem de fazer é utilizar uma ferramenta de elaboração de relatórios automatizada.

Agora, o que deve fazer para criar relatórios fantásticos para os seus clientes?

Siga estas 15 práticas recomendadas para a elaboração de relatórios de agências e ficará bem servido:

As 15 melhores práticas de elaboração de relatórios de agências

1. Apresentar primeiro os dados mais relevantes

Se os seus clientes tiverem de procurar em todo o relatório para encontrar os dados relacionados com os seus principais objectivos, é uma perda de tempo, e ninguém gosta de perder tempo! Os seus clientes devem saber o que se passa com os seus objectivos de marketing digital num piscar de olhos.

Por isso, certifique-se de que coloca todos os dados mais importantes no relatório da sua agência. Normalmente, os clientes querem saber quanto gastaram, se valeu a pena (vendas, contactos, tráfego) e o seu ROI. Todas as outras informações e detalhes da campanha podem ficar em segundo plano na página 2 ou 3.

2. Adicionar notas aos dados do seu relatório

Se houver uma queda ou um pico súbito num dos seus KPIs, adicione uma nota ao lado desse KPI para o explicar de imediato. Não quer que o seu cliente comece a entrar em pânico por causa de uma variação normal.

É importante que as suas notas sejam diretamente anexadas aos dados em questão, em vez de se perderem no fundo de uma nota de rodapé 3 páginas mais tarde. Será mais fácil para o seu cliente vê-las e compreendê-las de imediato.

3. Explique os seus resultados

Não se limite a enviar o seu relatório e ficar por aí, dê a sua opinião de especialista sobre os seus resultados.

Foi um bom mês? Estamos a ir na direção certa? O que é que aconteceu que vale a pena mencionar? Os seus clientes querem saber! Escreva os seus insights no topo ou no fim do seu relatório, descrevendo brevemente o que deve ser entendido a partir dos dados deste mês.

4. Adicionar imagens aos seus relatórios

Adicione imagens para ver exatamente do que estamos a falar.

Num relatório de marketing, pode ser difícil imaginar qual o anúncio que está a gerar mais tráfego ou vendas sem algum contexto. As imagens são uma forma fácil de resolver este problema. A adição de imagens dos anúncios com melhor desempenho dá uma melhor ideia do que funciona melhor visualmente para o seu cliente, o que o pode ajudar em decisões futuras.

5. Apresentar os dados do seu relatório em secções

Para obter um relatório mais claro e legível, certifique-se de que adiciona secções e cabeçalhos.

Os seus clientes poderão navegar eficazmente pelo relatório e chegar rapidamente às informações que pretendem. Por exemplo, pode ter uma secção de resumo na primeira página, seguida das secções de redes sociais, PPC e SEO.

6. Acrescente alguma perspetiva aos seus relatórios

Tranquilize os seus clientes com uma visão geral do que foi feito no passado e do que está para vir.

Uma vez que as estratégias de marketing podem demorar algum tempo até começarem a dar frutos, é importante listar as suas acções anteriores em relação aos resultados actuais. Também pode ajudar a dar uma perspetiva ao seu cliente em situações como uma queda de tráfego recorrente durante as férias. Deve também incluir algumas informações sobre os seus próximos passos em relação aos diferentes projectos. Os seus clientes ficarão mais tranquilos e saberão exatamente para onde vão as suas estratégias.

7. Personalizar os relatórios da sua agência

Não quer causar uma primeira impressão deslumbrante?

Certifique-se de que personaliza os seus relatórios de acordo com a marca da sua agência ou, melhor ainda, a do seu cliente. Pode adicionar apenas um logótipo ou criar um relatório de marca branca com URL, cores, fundo e muito mais personalizados. Terá um aspeto mais profissional e dar-lhe-á uma vantagem sobre a concorrência.

8. Planear os seus relatórios

A criação de relatórios pode demorar várias horas ao longo do mês, pelo que deve reservar algum tempo na sua agenda para criar excelentes relatórios.

Certifique-se de que cria os relatórios que o seu cliente merece; não espere até ao último minuto, apressando-se a fazer alguma coisa. Se não tiver tempo suficiente para se dedicar aos seus relatórios todas as semanas ou meses, pode utilizar uma ferramenta de criação de relatórios automatizada que fará todo o trabalho pesado por si. Obterá excelentes relatórios num instante.

9. Reúna todos os seus dados no mesmo relatório

Pode ser bastante confuso para o seu cliente ter um relatório para cada fonte de dados.

Cria campanhas em diferentes sítios Web, redes de redes sociais e plataformas de publicidade, mas os seus clientes precisam de saber os custos globais, os ganhos e o ROI. Ter tudo apresentado separadamente em diferentes relatórios não é muito útil. Em vez disso, reúna todos estes dados num único relatório facilmente compreensível. Para simplificar ainda mais, utilize uma ferramenta que possa fazer as contas por si e criar automaticamente o seu relatório tudo-em-um.

10. Criar um relatório em linha

Não seria ótimo se os seus clientes pudessem aceder aos seus dados actualizados, por conta própria, 24 horas por dia, 7 dias por semana?

E se eu vos dissesse que é muito fácil de fazer! Basta criar um relatório online da agência que se actualize automaticamente e fornecer-lhes o URL. Desta forma, eles não terão de o contactar para obter os resultados mais recentes e você não terá de ir buscar os dados sempre que eles precisarem de uma atualização. É uma situação em que todos ganham!

11. Apresentar os seus dados num relatório visualmente agradável

Ninguém quer receber uma folha de cálculo feia do Excel com listas intermináveis de números.

Não só é vertiginoso, como também é difícil de digerir. Se pretende que os seus clientes leiam e compreendam os seus relatórios, apresente-os com uma apresentação visualmente agradável e dinâmica, adicionando alguns gráficos e quadros de fácil leitura, em vez de uma simples tabela de números.

12. Utilizar os relatórios como instrumentos de debate

Deve utilizar o seu relatório como uma forma de iniciar uma conversa com o seu cliente, mas não deve ser a única ocasião em que ele o ouve.

Por isso, certifique-se de que faz um acompanhamento após o envio dos seus relatórios: veja se o seu cliente os leu, se compreendeu tudo e se se sente bem com os resultados e com os projectos futuros. Se não tiver tempo para fazer um acompanhamento após cada relatório, programe-o trimestralmente para se certificar de que não se esquece.

13. Acrescente alguma diversidade aos gráficos do seu relatório

Não quer que os seus clientes adormeçam enquanto olham para o seu relatório ilegível, pois não?

Para ter um relatório dinâmico e de fácil leitura, certifique-se de que não utiliza sempre o mesmo tipo de gráfico. Utilize diferentes formatos: gráficos de barras, gráficos de linhas, tabelas, gráficos de tartes, listas, números, roscas, tudo!

14. Simplificar a elaboração de relatórios através da utilização de modelos

Não hesite em utilizar modelos de relatório para iniciar o processo de elaboração de relatórios; obterá todos os KPI mais importantes de que necessita, de acordo com o seu tipo de relatório, sem sequer pensar nisso.

Uma vez criada a base do relatório da sua agência, pode simplesmente personalizar o seu relatório de acordo com as particularidades de cada cliente.

15. Dispor de um sistema de envio automático por correio eletrónico

Poupe horas de trabalho todos os meses!

Utilize uma ferramenta de elaboração de relatórios que tenha a opção de agendar um envio por correio eletrónico. Os seus relatórios serão enviados automaticamente todos os meses com os dados actualizados. Se se esquecer, estiver doente ou de férias, os seus relatórios serão enviados na mesma!

Os relatórios das agências não têm de ser demorados!

Aqui está!

As 15 melhores práticas que deve ter em conta nos seus próximos relatórios. Pronto para impressionar os seus clientes? Para melhorar o seu jogo de relatórios?

De que é que estão à espera?

Quer ter relatórios perfeitos, dedicar tempo a discutir com os seus clientes, construir uma boa relação. Mas folhas de cálculo Excel e recolha manual de dados, ninguém tem tempo para isso!

Conte com a nossa ferramenta de relatórios automatizada para fazer todo o trabalho aborrecido por si, para que tenha todo o tempo do mundo para se concentrar no que realmente importa: os seus clientes.

Relaxe, tome um cocktail e deixe-nos tratar do assunto a partir daqui.