Relatórios dinâmicos: sugestões para relatórios eficazes (modelo e exemplos)

Dinâmico e estático não são apenas termos que se aplicam a metáforas, sítios Web ou endereços IP; também descrevem diferentes técnicas de comunicação. 

Vamos mostrar-lhe as diferenças entre relatórios estáticos e dinâmicos e quando utilizar cada técnica. Continue a ler! 

O que é um relatório dinâmico?

Simplificando, os relatórios dinâmicos são informações comerciais em tempo real, acedidas sempre que quiser. 

Tal como os serviços de streaming, como o Netflix e o Disney+, fornecem uma enorme biblioteca de conteúdos a pedido, que pode ver quando quiser através de uma aplicação centralizada, os relatórios dinâmicos garantem que pode aceder à versão mais actualizada das métricas da sua empresa a partir de qualquer lugar, desde que tenha uma ligação à Internet.

Exemplos de relatórios dinâmicos: 

Relatórios de gestão: 

Apresente todas as suas principais métricas aos executivos da sua empresa num único painel de controlo. Este relatório dinâmico permite que os executivos vejam os detalhes essenciais logo à partida, ao mesmo tempo que permite a flexibilidade de comparar e segmentar pontos de dados para responder a quaisquer perguntas. 

DashThis modelo de relatório de gestão : Veja-o com os seus próprios dados.

Relatório de vendas e marketing: 

As reuniões de vendas e de marketing têm normalmente muitas partes em movimento, discutindo as próximas campanhas e analisando as métricas críticas de ambas as partes. Os relatórios dinâmicos funcionam excecionalmente bem nestas situações para captar dados que mudam rapidamente. 

Modelo de relatório de vendas semanais da DashThis para empresas de comércio eletrónico

O que é um relatório estático? 

Em comparação, os relatórios estáticos funcionam como uma câmara Polaroid. Tal como as fotografias captam momentos congelados no tempo, os relatórios estáticos oferecem uma imagem instantânea do desempenho histórico e das tendências de uma empresa ao longo de um período de tempo. São as suas apresentações em PowerPoint e ficheiros PDF - relatórios desligados da Internet e utilizados para uma apresentação específica ou distribuídos a um público mais vasto.

Uma vez apresentados, os relatórios estáticos não costumam voltar a ser consultados. Tornam-se parte do arquivo de uma empresa.

Exemplos de relatórios estáticos: 

Relatórios anuais da empresa ou relatórios de chamada de resultados: Estes relatórios registam os indicadores de desempenho da empresa, KPIs e marcos importantes do trimestre ou ano anterior. Embora os relatórios anuais sejam normalmente apresentados em documentos PDF e apresentações de diapositivos, especialmente no caso das empresas cotadas em bolsa, algumas empresas utilizam imagens e animações para tornar os seus relatórios estáticos mais vibrantes. Veja o relatório anual de 2020 da Mailchimp aqui para um exemplo de como os relatórios estáticos podem ser divertidos.

Análise do desempenho do mercado ou da marca: Os dados históricos são fundamentais para analisar o desempenho da sua empresa em relação aos seus concorrentes.

Quais são as principais diferenças entre relatórios estáticos e dinâmicos?

Relatórios em tempo real versus um instantâneo de dados: 

Os relatórios dinâmicos mostram os dados em tempo real, enquanto os relatórios estáticos mostram um instantâneo de eventos anteriores. Isto significa que as pessoas podem analisar os dados a partir de vários ângulos numa única ligação Web para satisfazer as necessidades da empresa. 

Suponha que está a preparar um relatório de marketing por correio eletrónico para o seu cliente para responder a estas perguntas: 

• Quantos subscritores adicionámos este mês? 
• Como se está a comportar a nossa taxa de anulação de subscrições? Foi mais alta ou mais baixa do que no mês passado? Porquê? 
• Que elementos de conteúdo tiveram o melhor desempenho? 

Utilizando a abordagem de relatório estático, terá de criar um relatório personalizado para responder a estas perguntas com precisão. Um relatório dinâmico mostra as estatísticas mais recentes em tempo real, o que é especialmente útil para campanhas em curso em que as métricas mudam rapidamente.

Interativo vs o que se vê é o que se obtém. 

Os conjuntos de dados nas ferramentas de elaboração de relatórios dinâmicos são interactivos, graças à IA e às ferramentas de aprendizagem automática.

Pode passar o rato sobre um gráfico para ver mais informações ou anexar um comentário para adicionar mais análises a uma métrica para uma análise e contexto mais profundos.

Pretende aprofundar um período de tempo específico, segmentar por campanha ou canal na sua análise de dados? Os relatórios dinâmicos são self-service. Pode ajustar o intervalo de datas ou os parâmetros de análise para obter as respostas de que necessita sem ter de andar para trás e para a frente a pedir outro relatório. 

Os relatórios estáticos, em comparação, têm uma funcionalidade fixa. Terá de editar os dados do relatório e guardá-los como uma nova versão para efetuar quaisquer alterações ao relatório. Isto faz dos relatórios estáticos uma melhor referência histórica, mas menos útil para a tomada rápida de decisões.

3 vantagens dos relatórios dinâmicos em relação aos relatórios estáticos

É mais fácil analisar e tomar decisões comerciais

É essencial que os empresários se adaptem às novas tendências, como a identificação de novos fluxos de receitas, como fez o Spotify ao criar conteúdos originais de podcast ou os restaurantes que investiram em serviços de entrega de comida em 2020.

Os relatórios dinâmicos tornam este processo de tomada de decisões mais fácil de gerir, uma vez que terá sempre à mão os dados mais recentes para análise. Os utilizadores podem interagir com os dados, analisar métricas específicas e comparar dados entre períodos de tempo para tomar melhores decisões comerciais - tudo a partir de um único painel de controlo. 

Isto significa que o seu CEO e os chefes de departamento de várias cidades podem clicar na mesma hiperligação e ver os dados mais recentes em tempo real. Este processo é mais fastidioso com relatórios estáticos, uma vez que terá de exportar dados estáticos para os formatos adequados e partilhá-los digitalmente. 

Estão disponíveis modelos para poupar tempo. 

Não precisa de ser confrontado com uma página em branco enquanto prepara o seu relatório para o próximo prazo de apresentação de relatórios. 

Personalizáveis modelos de relatórios dinâmicos em software de relatórios são uma forma fácil e prática de poupar tempo valioso e de garantir que nada de importante fica de fora do seu relatório.

Ao criar dezenas de relatórios mensais, estas poupanças de tempo somam-se rapidamente, tornando-o mais eficaz no seu trabalho. 

O modelo de relatório de marketing digital da DashThis com todas as métricas de desempenho essenciais de que precisa para criar relatórios valiosos e fáceis de ver. 

Simplifica a comunicação e a gestão de projectos 

Suponha que o seu cliente ou parte interessada tem uma pergunta sobre o seu último relatório. 

Se enviou o seu relatório num formato PDF estático, é possível que façam uma pergunta para além do que o conjunto de dados está a mostrar e terá de gerar manualmente um novo conjunto de dados com os parâmetros para responder à pergunta. 

O processo funciona, mas é fastidioso. O risco de cometer erros aumenta e consome tempo. 

Os relatórios dinâmicos melhoram este processo. 

Se os seus clientes tiverem uma pergunta sobre os dados, podem aceder à ligação para o relatório dinâmico que criou e explorar os dados para encontrar as respostas. Ao dar mais controlo aos seus clientes ou partes interessadas, estes poderão ver o desempenho das suas campanhas e o destino do seu orçamento, tornando assim a vossa relação mais transparente.

Como criar um relatório dinâmico que as pessoas queiram ler:

Determine o seu objetivo e selecione as suas métricas 

Tal como acontece com qualquer peça de comunicação escrita, deve conhecer os seus objectivos gerais e a finalidade do relatório dinâmico. Isto ajudá-lo-á a estruturar o relatório para obter a máxima eficácia. 

Algumas perguntas a fazer a si próprio para começar: 

• O que é que este relatório pretende mostrar? 
• Quem está a ler este relatório? 
• Que métricas lhes interessam a eles e aos seus superiores? 
• Como é que recolho os dados de que necessito para preencher o relatório? 

Não se deixe ficar demasiado tempo: 

O capitalista de risco Guy Kawasaki tem uma regra que aplica a qualquer apresentação em PowerPoint, a regra regra 10/20/30.

Uma apresentação em PowerPoint deve ter 10 diapositivos, uma duração máxima de 20 minutos e um tipo de letra não inferior a 30 pontos.

Pode não estar a apresentar relatórios em PowerPoint, mas tenha esta diretriz em mente ao preparar os seus relatórios de Business Intelligence. Há um limite para a quantidade de informação que as pessoas podem absorver antes de perderem a concentração. 

Mantenha um relatório dinâmico com um máximo de 10-15 métricas, certifique-se de que todas as métricas são relevantes para o seu objetivo e tenha uma estrutura que apoie os pontos que está a tentar comunicar. 

Utilizar visualizações de dados interactivas: 

As caraterísticas interactivas envolvem o leitor nos dados. É também uma forma mais eficaz de apresentar qualquer tipo de análise ao seu utilizador final.

Felizmente, é nos relatórios dinâmicos que os dados interactivos prosperam. 

Leve os seus relatórios baseados em texto mais longe com widgets responsivos. Quer comparar o desempenho do seu Google Ads com o mês passado ou com o ano anterior? O utilizador (e as pessoas que visualizam o seu relatório) pode fazê-lo facilmente com alguns cliques, poupando tempo e permitindo melhores decisões baseadas em dados.

Utilize quadros, gráficos e indicadores para apresentar os seus dados e torná-los mais fáceis de compreender do que as aborrecidas folhas de cálculo do Microsoft Excel.

Acelere os seus relatórios com uma ferramenta de relatórios automatizada 

O tempo que gasta a exportar e a limpar dados, a converter os seus dados nos formatos corretos e a descobrir imagens é tempo que pode gastar noutro lado.

Automatize todo o processo com uma ferramenta de integração de dados que recolhe as informações de todas as suas ferramentas, seleciona as suas métricas e cria um modelo que pode reutilizar.

Como criar (e automatizar) um relatório dinâmico com o DashThis

Passo 1: Inscrever-se para uma conta no DashThis. O nosso teste gratuito de 15 dias permite-lhe ver se somos a opção certa para si.

Passo 2: Escolha entre mais de 40 integrações e ligue as suas ferramentas de marketing e fontes de dados em segundos.

Passo 3: Selecione as métricas a incluir no seu relatório a partir dos widgets predefinidos do DashThis.

Passo 4: Adicione todos os pontos de dados necessários para criar o seu relatório. Uma vez concluído, guarde o seu relatório completo como um modelo para que possa reutilizá-lo em futuros relatórios mensais e clientes - poupando ainda mais tempo!

Dica de poupança de tempo: Programe automaticamente o envio do seu relatório por correio eletrónico. Basta introduzir os endereços de correio eletrónico dos destinatários para os quais pretende enviar o seu relatório e já está!