Como utilizamos o DashThis nos fluxos de trabalho da nossa agência (e por que razão se tornou a nossa solução padrão para a elaboração de relatórios)

A elaboração de relatórios é uma daquelas tarefas que todas as agências de marketing têm de realizar, mas que quase ninguém gosta de fazer.

É repetitivo, demora tempo e, se não tivermos cuidado, transforma-se rapidamente num processo que consome horas todos os meses. Ao mesmo tempo, é extremamente importante. Os clientes dependem disso para compreender o desempenho e, se os relatórios forem confusos ou pouco claros, isso gera trocas de mensagens desnecessárias. 

Na nossa agência de Google Ads, gerimos mais de 140 clientes no Google Ads e no Microsoft Ads. Por isso, a elaboração de relatórios não é algo com que lidamos ocasionalmente. Faz parte do nosso trabalho diário.

Ao longo do tempo, testámos diferentes ferramentas e configurações. Por fim, acabámos por optar pelo DashThis e tornámo-lo a nossa solução padrão de relatórios. Neste artigo, queremos partilhar como o utilizamos efetivamente nos nossos fluxos de trabalho e o que mudou para nós após a mudança. 

Por que razão a elaboração de relatórios constituía um obstáculo na nossa agência

A verdadeira questão nunca foram os dados em si, mas sim o esforço necessário para os transformar em relatórios úteis.

Antes do DashThis, trabalhávamos bastante com o Google Looker Studio. E, para ser sincero, é uma ferramenta poderosa. Mas, no nosso dia-a-dia, causava alguns problemas:

• De vez em quando surgiam notícias
• A configuração ou a introdução de alterações demorou mais tempo do que o previsto
• Isso exigia um certo conhecimento técnico
• Pequenos ajustes por vezes causavam problemas inesperados

Na prática, isto significava que criar ou ajustar um relatório podia facilmente demorar uma a duas horas. À primeira vista, isso pode não parecer muito, mas quando se multiplica esse tempo por vários clientes, torna-se um verdadeiro problema. 

Mais importante ainda, isso afastou a nossa equipa do trabalho de desempenho propriamente dito. Em vez de otimizar campanhas, estávamos a corrigir relatórios.

Como utilizamos o DashThis nos nossos fluxos de trabalho diários

Experimente este modelo com os seus dados

O que mudou com o DashThis é que a elaboração de relatórios passou a ser algo que se faz rapidamente, em vez de algo para o qual é preciso «reservar tempo».

Atualmente, a maioria dos nossos clientes recebe os seus relatórios através do DashThis. Eis como costumamos utilizá-lo.

1. Relatórios mensais para clientes

Criamos relatórios mensais automatizados que combinam dados provenientes de:

• Anúncios do Google
• Microsoft Ads
• Google Analytics

Dependendo do cliente, a estrutura varia um pouco:

• Os clientes de comércio eletrónico beneficiam de uma configuração mais orientada para as receitas
• Os clientes de geração de leads concentram-se mais nas conversões e no CPL
• Alguns clientes preocupam-se principalmente com a visibilidade e o tráfego

Depois de configurar um modelo, podemos reutilizá-lo e ajustá-lo em poucos minutos. Só isso já nos poupou muito tempo.

2. Painéis em tempo real através de links partilháveis

Uma funcionalidade que acabámos por utilizar bastante é o painel de controlo em tempo real acessível através de um link.

Em vez de trocarem relatórios estáticos, os clientes podem simplesmente aceder ao seu painel de controlo sempre que quiserem.

O que observámos:

• Os clientes verificam os seus números com mais frequência
• Já não é tão necessário enviar versões atualizadas
• As conversas tornam-se mais objetivas porque todos têm acesso aos mesmos dados

Isso também reduz pequenos pedidos do tipo «podes enviar-me os números mais recentes outra vez?», uma vez que já têm acesso.

3. Avaliações internas de desempenho

Também utilizamos o DashThis internamente mais do que inicialmente esperávamos.

Ao preparar-se para chamadas ou analisar contas, é útil ter um painel organizado, em vez de ter de alternar entre diferentes ferramentas.

Isso facilita:

• Obtenha uma visão geral rápida do desempenho
• Identificar tendências ou problemas
• Prepare-se para as conversas com os clientes

As principais vantagens que observámos

Para nós, a maior vantagem foi simplesmente o facto de a elaboração de relatórios ter deixado de ser uma tarefa demorada.

Eis os principais aspetos que se destacaram após a mudança.

1. Menos tempo dedicado à elaboração de relatórios

Antes: 1 a 2 horas para configuração ou alterações mais significativas

Agora: Normalmente, apenas alguns minutos

Para muitos clientes, isso representa uma grande diferença.

2. Mais fácil para toda a equipa

Nem todos na equipa querem lidar com configurações complexas de relatórios. E, sinceramente, não deviam ter de o fazer.

O DashThis é tão simples que qualquer gestor de contas consegue utilizá-lo:

• Ajustar widgets
• Alterar layouts
• Duplicar painéis

Não é necessário que alguém com conhecimentos técnicos intervenha.

3. Configuração mais fiável

Uma coisa que costumava ser frustrante era a instabilidade.

O DashThis é muito mais consistente. Depois de configurar um painel, ele simplesmente funciona. Só isso já elimina muitos pequenos incómodos no trabalho diário.

4. Melhor comunicação com o cliente

Relatórios claros facilitam a comunicação com o cliente; isso é bastante óbvio.

Com o DashThis:

• Os clientes compreendem o que estão a ver
• Há menos perguntas de acompanhamento
• Se necessário, é possível fazer alterações rapidamente

Isso simplesmente torna todo o processo mais fácil.

5. Funciona bem à medida que a empresa cresce

À medida que o número de clientes aumenta, a elaboração de relatórios pode tornar-se caótica se não houver uma estrutura definida.

Com modelos e uma configuração consistente, o DashThis ajudou-nos a manter tudo organizado sem aumentar a complexidade.

Exemplo de configuração do painel

Experimente este modelo com os seus dados

Um painel típico para nós inclui:

• Visão geral do desempenho da campanha
• Custo por conversão
• Volume de conversões
• Principais campanhas e palavras-chave
• Tendências de desempenho

Como abordar a elaboração de relatórios numa agência de marketing

Pela nossa experiência, a ferramenta em si é menos importante do que a forma como se adapta ao seu fluxo de trabalho.

Se está a avaliar soluções de relatórios, estes são os aspetos mais importantes:

1. Facilidade de utilização: Toda a sua equipa consegue trabalhar com ele sem dificuldades?
2. Fiabilidade: Funciona de forma consistente sem avarias?
3. Flexibilidade: Consegue adaptar rapidamente os relatórios para diferentes clientes?
4. Automação: Reduz o trabalho manual em vez de criar mais?
5. Acessibilidade: Os clientes conseguem compreender e aceder facilmente aos dados?

Para nós, o DashThis cumpriu estes requisitos melhor do que as ferramentas que utilizávamos anteriormente, e foi por isso que continuámos a utilizá-lo.

• Se quiser ter uma ideia melhor do aspeto dos painéis, pode dar uma vista de olhos aqui:
  https://dashthis.com/google-ads-report/ 
• E, de um modo mais geral, sobre ferramentas de relatório:
  https://dashthis.com/marketing-reporting-software/

Considerações finais

A elaboração de relatórios deve apoiar o seu trabalho, não atrasá-lo.

Para nós, a mudança para o DashThis não teve tanto a ver com obter mais funcionalidades, mas sim com simplificar um processo que se tinha tornado desnecessariamente complicado.

Isso ajudou-nos a poupar tempo, a reduzir atritos na equipa e a tornar os relatórios mais fáceis de compreender para os clientes.

Se está atualmente a repensar a sua configuração de relatórios, vale definitivamente a pena testar algumas ferramentas e ver o que realmente funciona nas suas operações do dia-a-dia. No nosso caso, o DashThis revelou-se a solução mais prática.

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