Como planear e implementar o acompanhamento de OKR na sua agência de marketing

Como proprietário de uma agência, sabe como é importante estabelecer objectivos. Eles fornecem uma direção clara para o trabalho e ajudam-no a partilhá-la com a sua equipa. 

 

Tudo isto parece ótimo na prática. 

 

Mas quando se está ocupado a garantir que os projectos cumprem o calendário, a preparar as apresentações aos clientes e a garantir que o pessoal é pago a tempo, é fácil definir um objetivo e depois perder de vista o seu desempenho. Ou definir um OKR e ter dificuldade em implementá-lo eficazmente em toda a organização ou em mantê-lo durante todo o ano. 

 

Este guia mostra-lhe uma forma prática de definir e acompanhar objectivos utilizando o quadro de definição de objectivos e resultados-chave (OKR) e como simplificar o acompanhamento do progresso dos OKR com DashThis.

 

Índice

• DashThis Explica: O que é o rastreio OKR?
• Porquê definir e acompanhar os OKR para a sua agência de marketing? 
• Como criar um OKR específico para a sua agência de marketing
• OKRs vs. KPIs: qual é a diferença? Deve utilizar ambos? 
• Como acompanhar os OKRs com o software OKR da DashThis 
• Simplifique a definição de objectivos com o software de acompanhamento de OKR da DashThis

 

 

DashThis Explica: O que é o rastreio OKR?

 

Desenvolvidos por Andy Grove, antigo CEO da Intel, e utilizados por empresas tecnológicas de elevado desempenho, como a Google, a Microsoft e a Dropbox, os OKR fornecem um quadro estruturado para o acompanhamento de objectivos e para decidir o que deve ser prioritário para a sua empresa. 

 

Além de utilizar os objectivos e principais resultados da empresa para comunicar os objectivos da sua agência, também precisa de um sistema para medir o progresso dos objectivos e principais resultados e orientar os seus controlos semanais. Normalmente, as empresas utilizam uma combinação de folhas de cálculo, ferramentas de gestão de projectos e reuniões de controlo semanais para acompanhar o seu desempenho e monitorizar o progresso dos objectivos e principais resultados. 

 

Em alternativa, uma ferramenta OKR é outra forma de acompanhar os seus objectivos. Para além da definição de objectivos, estas ferramentas incluem funcionalidades de visualização e colaboração para facilitar a análise de dados e as discussões.

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Porquê definir e acompanhar os OKR para a sua agência de marketing? 

 

Embora as empresas de tecnologia possam ter popularizado os OKRs, eles beneficiam indivíduos e organizações de todos os tamanhos. Os OKRs certos servem como uma excelente ferramenta de definição de objectivos. Também fornecem uma estrutura para comunicar actualizações de progresso em iniciativas chave. Aqui estão duas razões que podem ajudar a sua agência a tornar-se uma organização mais eficiente. 

Comunica as prioridades e acções da empresa 

 

Os objectivos de trabalho bem definidos moldam o seu processo de definição de metas e asseguram o alinhamento da equipa com os objectivos. Por exemplo, os objectivos de trabalho corretos ajudam todos na empresa a trabalhar para os mesmos objectivos. Veja como isso pode ajudá-lo em três níveis diferentes.

 

Comunicar as prioridades organizacionais: O processo OKR permite que as partes interessadas e a liderança da empresa partilhem as prioridades empresariais com os membros da equipa. Quando definidas corretamente e partilhadas por toda a empresa, as equipas podem sempre ver as prioridades actuais e aquilo em que as outras equipas estão a trabalhar para as atingir.

 

Assegurar que os objectivos e principais resultados da equipa estão alinhados com as prioridades organizacionais: Se uma prioridade da empresa é estabelecer uma estratégia de entrada no mercado numa nova vertical, a sua equipa de desenvolvimento empresarial pode utilizar o método de definição de objectivos dos OKR para discutir as prioridades da equipa e trabalhar em conjunto para atingir um objetivo comum. Isto dá poder às equipas e define expectativas claras tanto para os líderes como para os membros da equipa.

 

Motivar os membros individuais da equipa: De acordo com a pesquisa da Gallup , apenas 32% dos empregados americanos a tempo inteiro e parcial estão empenhados no trabalho, enquanto 18% estão ativamente desmotivados. Os objectivos e principais resultados podem ajudar os membros da equipa a ter em mente o panorama geral e a promover o empenho dos funcionários. Ao utilizar os OKRs, os membros individuais da equipa podem alinhar as suas prioridades com os objectivos da equipa.

 

Com os OKRs como abordagem estruturada, dispõe de um quadro comprovado para comunicar o que é importante para si e para os seus intervenientes, tornando-se entretanto um melhor líder. 

 

E a investigação apoia a eficácia de OKRs bem executados. Um estudo da Mooncamp mostra que as empresas com melhor desempenho utilizam mais canais de comunicação e comunicam melhor e com mais frequência. Estas empresas também utilizam check-ins de OKR com mais frequência do que o grupo de comparação. Além disso, 83% das empresas inquiridas concordam que os objectivos e principais resultados beneficiam a sua organização. 

Orientar a tomada de decisões e a definição de prioridades de tarefas 

 

A definição de prioridades é fundamental para o sucesso empresarial, mas quando as tarefas se acumulam e as questões urgentes exigem a sua atenção, é fácil perder de vista o que é importante.

 

Os OKRs recordam-lhe o que a sua empresa está a tentar alcançar. Digamos que está a tentar atingir um objetivo de receitas a nível da empresa. Pode definir objectivos de trabalho específicos para as suas equipas de vendas e de marketing para apoiar este objetivo. Por exemplo, os objectivos de desempenho para a sua equipa de marketing podem centrar-se no aumento dos contactos qualificados para as vendas, enquanto que pode dividir o seu objetivo de receitas para atribuir objectivos de vendas trimestrais à sua equipa de vendas. 

 

Como criar um OKR específico para a sua agência de marketing

 

Os OKRs dividem um objetivo grande e grandioso em sub-objectivos mais tangíveis e mensuráveis. Chamamos a estes resultados-chave sub-objectivos. Mas não é apenas útil para empresas tecnológicas mais estabelecidas. Nesta secção, vamos decompor o processo de definição de objectivos passo a passo. 

1. Defina o seu objetivo

 

Os OKRs reflectem as prioridades do seu negócio e da sua equipa, por isso, considere os objectivos da sua empresa para o próximo trimestre ou ano. Estes podem ser desde aumentar as receitas das contas dos clientes num determinado montante, até afinar as operações internas para serem mais sustentáveis. 

 

Digamos que está a planear o próximo ano e quer melhorar a eficiência operacional da sua agência de marketing. Como traduzir o termo "eficiência operacional" em melhorias tangíveis ou medir se está a fazer progressos? 

 

O quadro de objectivos e principais resultados ajuda-o a dividir os seus objectivos estratégicos em passos práticos. Estes orientam o seu pessoal sobre o que deve fazer para progredir em direção a um objetivo estratégico. 

 

Um bom objetivo deve ser específico e acionável. Eis um exemplo de como enquadrar um objetivo estratégico com a metodologia OKR.

 

Melhorar a eficácia operacional para satisfazer os nossos clientes e acelerar o tempo de execução dos projectos. 

 

De seguida, decida se este OKR é de compromisso ou de aspiração. Lisa Shufro, da equipa What Matters, define isto como 

 

OKRs comprometidos: Um objetivo ambicioso que uma equipa deve atingir no final do ciclo. A equipa deve cumprir todas as métricas de resultados-chave na íntegra e a tempo.

 

OKRs aspiracionais: Objectivos que estabelecem um padrão mais elevado de sucesso. Por definição, os objectivos de desempenho ambiciosos demoram mais do que um trimestre a concluir. Também conhecidos como "objectivos 10x", estes objectivos levam a equipa a pensar mais alto do que um OKR comprometido.

 

De acordo com estes critérios, o seu objetivo de melhorar a eficiência organizacional pode ser melhor classificado como um OKR comprometido, uma vez que é fundamental para o seu negócio.

2. Atribuir 3-4 resultados-chave mensuráveis para acompanhar o progresso em direção a um objetivo

 

A segunda parte da criação do seu OKR é 3-4 resultados-chave específicos. Estes resultados-chave utilizam uma métrica e uma meta definidas para medir o progresso em direção ao seu objetivo. 

 

Voltemos ao objetivo que definimos anteriormente. Eis como pode definir alguns resultados-chave para medir o progresso.

 

Principais resultados:

1. Acelerar o tempo de execução do projeto em 20% através da implementação de procedimentos operacionais normalizados e de ferramentas de automatização do fluxo de trabalho como o Zapier no 1º trimestre de 2025 
2. Reduzir em 50%, até ao segundo trimestre de 2025, o tempo gasto com os relatórios dos clientes através da implementação e formação do pessoal em software de elaboração automática de relatórios
3. Atingir uma pontuação de satisfação do cliente (CSAT) de pelo menos 90% devido a estas alterações até ao segundo trimestre de 2025

 

Para tornar os principais resultados eficazes e fáceis de acompanhar, inclua uma métrica específica (como a diminuição do tempo gasto em relatórios de clientes) e um período de tempo (Q2 2025).

3. Definir o processo e a frequência de controlo dos OKR 

 

Em seguida, crie uma ordem de trabalhos que defina como e quando irá rever os OKR da sua equipa. Nestas reuniões de avaliação do desempenho, irá:

• Rever o estado atual dos seus OKRs
• Descobrir quaisquer obstáculos que bloqueiem o progresso dos objectivos e principais resultados
• Determinar medidas concretas para ultrapassar estes problemas

 

Estes check-ins podem ser breves discussões de equipa de 15-30 minutos ou parte das suas reuniões semanais individuais com os chefes de equipa. As reuniões gerais ou reuniões da câmara municipal podem incluir discussões sobre os OKRs de toda a empresa.

 

OKRs vs. KPIs: qual é a diferença? Deve utilizar ambos? 

 

Os OKRs e os KPIs partilham muitas semelhanças, mas tenha em atenção estas diferenças entre as duas ferramentas de gestão do desempenho.

 

Normalmente, definimos OKRs trimestralmente, concentrando-nos em objectivos estratégicos e ambiciosos. Por exemplo, utilizando o objetivo de melhorar a eficácia operacional em toda a organização, um OKR ajuda a alinhar vários departamentos numa direção específica. 

 

Para cumprir um OKR de melhoria da consciência operacional, por exemplo, as equipas podem decidir como atingir o objetivo. As equipas de serviço ao cliente podem tentar reduzir o tempo necessário para a primeira resposta, enquanto as equipas de marketing podem explorar a automatização de tarefas repetitivas para tornar os seus processos internos mais eficientes. 

 

Os KPIs permitem um acompanhamento contínuo das métricas 

 

Os KPIs medem o seu desempenho atual e o quão perto está de atingir um objetivo específico. Normalmente, são monitorizados regularmente. Por exemplo, se quiser melhorar as operações internas da sua agência, pode acompanhar os KPI, como a proporção de horas facturáveis e não facturáveis e a percentagem de projectos concluídos a tempo, para ver até que ponto a sua agência está a funcionar bem.

 

Pense em ambos os métodos como ferramentas complementares para definir objectivos para a sua empresa. Os OKRs fornecem uma estrutura para alinhar os membros da equipa e definir uma direção estratégica mais ampla. Podem servir como objectivos ambiciosos para as equipas se esforçarem por atingir. 

 

Os KPIs têm um objetivo mais prático. Acompanham as operações diárias e medem os resultados. Ao utilizar KPIs, as equipas podem identificar o que está a correr bem e o que precisa de ser melhorado com dados tangíveis. 

 

Como acompanhar os OKRs com o software OKR da DashThis 

 

Agora que já definiu os seus objectivos e principais resultados, como pode garantir que são uma ferramenta para uma mudança sustentável em vez de uma iniciativa de curta duração que abandonará ao fim de três meses? 

 

É necessário um sistema para acompanhar o progresso dos objectivos e principais resultados. E não é um sistema qualquer, é preciso um que seja facilmente acessível e simples para toda a sua equipa utilizar e consultar nos próximos meses. 

 

Se ainda estiver a utilizar folhas de cálculo do Excel para os OKR, software de gestão de projectos para as tarefas e aplicações de mensagens para as discussões, relatórios automatizados e painéis de OKR podem melhorar significativamente o seu fluxo de trabalho. Eis como pode utilizar a DashThis para simplificar o seu processo de gestão de OKR. 

Passo 1: Criar o seu modelo de objectivos e principais resultados

 

Em primeiro lugar, vamos criar o seu modelo de relatório OKR no DashThis.

1.  Clique em +Novo painel de controlo
2.  Selecionar um modelo de relatório
3.  Dê-lhe um nome e clique em Seguinte

Passo 2: Ligue as suas fontes de dados

 

O DashThis integra-se com mais de 34 ferramentas de marketing, incluindo plataformas de redes sociais como o Facebook, o TikTok, o LinkedIn e o Instagram, e ferramentas de publicidade paga como o Google Ads. Para além de um painel de controlo para monitorizar os resultados das campanhas dos clientes, pode configurar um painel de controlo para acompanhar os OKR na sua agência de marketing. 

 

Por isso, deixe que as integrações da DashThis tratem da importação e exportação manual de dados por si. Por exemplo, se estiver a criar um painel para acompanhar os OKRs internos das redes sociais, pode simplesmente utilizar o botão Ligar para ligar as suas contas das redes sociais à DashThis. 

Assim que permitir que a DashThis aceda aos seus dados de marketing em cada ferramenta, a DashThis importará automaticamente os seus dados mais recentes das plataformas de redes sociais selecionadas. Poderá também atualizar os seus dados em tempo real sem recorrer a exportações de dados entediantes. 

Passo 3: Configurar o painel de controlo dos objectivos e principais resultados 

 

Chegou o momento de criar o seu painel de controlo dos objectivos e principais resultados. 

 

Em primeiro lugar, especifique as funcionalidades necessárias no seu painel de controlo. Suponha que o seu objetivo é acompanhar os seus esforços de marketing por correio eletrónico para a criação de oportunidades e o envolvimento dos clientes sem recorrer a várias ferramentas. Neste caso, um painel de controlo OKR para acompanhar o envolvimento do correio eletrónico e a taxa de crescimento dos subscritores pode ser útil.

 

Configurar isto no DashThis é simples! Utilize a interface de arrastar e largar da DashThis para selecionar as métricas que está a acompanhar. Coloque-as numa secção dedicada para facilitar a monitorização.

Obter este modelo de relatório de desempenho de correio eletrónico com os seus dados próprios!

 

Dica profissional: Os recursos visuais são eficazes para visualizar o progresso global em direção a um OKR ou o progresso em direção a resultados-chave individuais. Por exemplo, os gráficos de indicadores ajudam a mostrar o progresso global, enquanto os gráficos de linhas e barras são úteis para acompanhar os resultados-chave individuais.

Passo 4: Automatizar e partilhar o processo de acompanhamento dos OKR da sua agência de marketing 

 

Com a sua ferramenta de objectivos e principais resultados na mão, é altura de garantir que chega aos membros da sua equipa a tempo, quando for altura de rever os objectivos e principais resultados trimestrais. 

 

Também podemos automatizar este processo para poupar tempo no DashThis. 

 

Clique em Opções de partilha > Partilhar por e-mail > Frequência para agendar os seus relatórios. 

 

O DashThis também oferece opções para descarregar o seu relatório como um PDF para visualização offline. Se estiver a preparar-se para uma reunião presencial, pode partilhar uma ligação URL específica com os participantes na reunião. Os membros da equipa podem clicar no URL para rever os seus comentários e passar o rato sobre pontos de dados específicos para obter mais detalhes. 

 

Além de enviar os seus relatórios dentro do prazo, também pode utilizar o DashThis para garantir que actualizou o painel de controlo de OKR com os dados mais recentes antes da sua reunião. O DashThis actualiza os seus dados diariamente e também pode actualizá-los manualmente clicando em Atualizar dados no seu widget.

 

Simplifique a definição de objectivos com o software de acompanhamento de OKR da DashThis

 

Quer esteja a planear o próximo trimestre ou a definir objectivos anuais, o método OKR pode ajudar a sua agência a atingir os seus objectivos, ao mesmo tempo que o ajuda a tornar-se um comunicador e líder mais eficaz.

 

Esta semana, reflicta sobre os seus objectivos empresariais. O método OKR é adequado para si? Pense também na forma como os vai acompanhar. Para obter uma solução de relatórios abrangente que cubra os relatórios dos clientes e os relatórios internos da empresa, experimente o DashThis para satisfazer as suas necessidades de relatórios e de acompanhamento dos objectivos e principais resultados.

 

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