Os 5 principais processos e ideias de automatização de agências para o ajudar a crescer

Investir tempo na automatização da agência e rever os seus processos internos é como afiar as suas ferramentas de marketing - é um trabalho "pouco sexy" mas necessário.

 

Claro que pode ultrapassar as ineficiências com força bruta, mas há uma forma melhor. Ao rever os processos e automatizar o trabalho manual, está a preparar o caminho para fazer um trabalho de qualidade com menos esforço. 

 

Ajudamo-lo a iniciar o seu percurso para se tornar uma agência de automatização com um processo passo a passo. 

 

• O que são processos de automatização de agências?
• Automatizar a sua agência: por onde começar
• - Estabelecer a sua base de referência
• - Estabelecer os actuais pontos problemáticos
• - Obter feedback dos clientes
• 5 processos de automatização que poupam tempo às agências
• - Optimize as suas reuniões internas
• - Rever o seu conjunto de tecnologias
• - Utilizar serviços de automatização para garantir a consistência do serviço
• - Trabalhar na comunicação interdepartamental
• - Simplificar os processos de elaboração de relatórios
• Poupe tempo com a automatização

 

O que são processos de automatização de agências?

 

A automatização elimina o incómodo dos processos aborrecidos das agências. Eis como.

 

• Poupe tempo automatizando os fluxos de trabalho manuais: Tal como os relatórios automatizados simplifica as tarefas repetitivas, como criar e partilhar um relatório com os seus clientes, a automatização ajuda-o a concentrar-se em iniciativas importantes, como o trabalho a faturar ou a formação da sua equipa.

 

• Melhorar a acessibilidade dos dados para orientar a tomada de decisões: Imagine uma plataforma de automatização de marketing ou um painel de controlo empresarial que lhe dá informações diárias sobre as suas campanhas de marketing às 10 horas da manhã. Saberá até que ponto a geração de leads permitindo-lhe medir o progresso, duplicar as oportunidades ou corrigir rapidamente o rumo.

 

 

• Clarificar os procedimentos operacionais normalizados (SOP): Diretrizes sobre processos internos repetitivos, como a marcação de reuniões internas, a preparação de resultados ou a integração de clientes. Os PONs simplificam os processos empresariais entre equipas, quer sejam remotas ou presenciais.

 

Nós percebemos. Tudo isto não é tão sexy como conceber uma nova estratégia que move montanhas para os seus clientes. 

 

Mas quando 57% dos 1000 profissionais de escritório dos EUA inquiridos em 2021 afirmam que é importante encontrar rapidamente ficheiros e documentos, mas não dispõem de um sistema interno eficaz para o fazer de forma eficiente, é evidente que os processos internos são importantes para a eficácia da sua agência.

 

Automatizar a sua agência: por onde começar

 

Passo 1: Estabelecer a sua linha de base

 

Em primeiro lugar, identifique os processos ineficientes com uma auditoria de tempo.

 

Por exemplo, ao rever o seu agência processos de integração de clientes da sua agência, pode perguntar a si próprio:

 

• Qual é o calendário habitual desde o fecho da venda, passando pela assinatura dos documentos, até à marcação de uma reunião inicial? 
• Quanto tempo demora a recolher informações do cliente, como registos de conta e informações comerciais críticas? 
• De quanto tempo precisa para preparar e agendar uma chamada de descoberta ou uma reunião inicial? 

 

Outros parâmetros de referência:

 

• Consulte o feedback dos membros da sua equipa e dos clientes. 
• Analisar as métricas internas da empresa, como chamadas de vendas ou métricas financeiras.

 

Ver este relatório de seguimento de chamadas com os seus próprios dados 

 

Passos de ação: Mantenha um registo das suas actividades semanais e do tempo que gasta com elas.

 

Dica: A revisão dos processos da sua agência leva tempo! Em vez de rever todo o processo, comece por pequenos passos e optimize cada etapa.

 

Etapa 2: Estabelecer os pontos problemáticos actuais

 

No final de um projeto, as equipas técnicas têm reuniões de retrospetiva para obter feedback e refletir. 

 

Utilize retrospectivas programadas regularmente (sugerimos que seja a cada 2 semanas ou após um marco do projeto) para obter feedback dos membros da sua equipa sobre o que não está a funcionar. 

 

Utilizar o botão Iniciar Parar Continuar para gerar facilmente ideias e os passos seguintes. Este método retrospetivo divide as actividades e decisões em 3 categorias.

 

• Coisas para começar 
• O que parar
• Coisas para continuar a fazer

 

Fonte: Sobre o exercício Start Stop Continue

 

Dica: Para além de Start Stop Continue, existem muitos outros formatos como Feliz, Triste, Zangado para acompanhar a saúde emocional da sua equipa. Experimente diferentes formatos de retrospetiva para ver qual se adequa melhor à sua equipa.

 

Etapas da ação: Escolher um formato retrospetivo para recolher os pontos problemáticos.

 

Passo 3: Obter feedback dos clientes.

 

Peça a opinião dos seus clientes habituais sobre como melhorar ou utilize um inquérito de opinião para recolher informações valiosas.

 

Medidas de ação: 

• Conceber um inquérito de feedback ao cliente para recolher feedback 
• Consulte o seu Net Promotor Score (NPS) e contacte os clientes com uma pontuação inferior a 8/10
• Faça uma chamada com os seus clientes ou encontre-os num ambiente semi-casual para fazer o acompanhamento  

 

5 processos de automatização que poupam tempo às agências 

 

Que processos devem ser automatizados ou racionalizados na sua agência? 

 

Eis algumas ideias.

 

1. Optimize as suas reuniões internas

 

Já participou numa reunião que considerou uma perda de tempo? 

 

Se o fez, não é o único. De acordo com a Atlassianos funcionários participam em 62 reuniões por mês, mas apenas consideram metade delas produtivas. Ainda mais surpreendente, cortar reuniões desnecessárias em 2022 pouparia cerca de 2,5 milhões de dólares por ano a uma empresa com 100 pessoas.

 

Por conseguinte, se quiser tornar-se uma agência mais eficaz, comece a otimizar a forma como conduz as reuniões.

 

2 ideias práticas para o ajudar a rever a forma como organiza e dirige as reuniões: 

 

Dê às suas reuniões uma ordem de trabalhos e uma estrutura claras. 

 

Groove HQ estrutura as suas reuniões semanais de segunda-feira ao minuto, para ajudar a tirar o máximo partido das suas reuniões.

 

 

Enviar uma pré-leitura antes das reuniões: 

 

Antes de uma reunião, utilize um KPI como o DashThis para criar um painel de controlo empresarial e enviá-lo às partes interessadas ou ao cliente.

 

Agarre este modelo de relatório do conselho de administração com os seus próprios dados!

 

Ter algo a que fazer referência fornece contexto e ajuda as pessoas a tomar decisões durante as reuniões. Adicionar explicações a cada métrica para ajudar a transmitir a sua mensagem.

 

Pontos de ação: 

 

• Rever a forma como conduz as reuniões
• Utilize os modelos de relatório para uma forma mais eficiente de rever as métricas durante as reuniões

 

2. Reveja o seu conjunto de tecnologias

 

As suas ferramentas de subscrição paga acrescentam valor à sua empresa? 

 

Reveja as despesas departamentais mais recentes com subscrições ou peça ao seu departamento financeiro o relatório mais recente sobre as despesas com subscrições.

 

As ferramentas para agências de marketing enquadram-se normalmente nestas categorias: 

 

• Ferramentas de gestão de projectos e de colaboração, como o Slack ou o Asana
• Ferramentas de comunicação 
• Ferramentas de CRM como o Pipeline CRM
• Software de automatização de marketing como o HubSpot ou o Marketo
• Ferramentas de marketing por correio eletrónico 
• Ferramentas de gestão de redes sociais 
• Sistemas de recolha de dados

 

Deve manter uma subscrição? 5 perguntas a fazer a si próprio durante a auditoria da sua subscrição: 

 

• Utilizou a ferramenta nos últimos 3-6 meses? 
• A minha equipa gosta de utilizar estas ferramentas todos os dias? 
• Como é que esta ferramenta nos ajuda a atingir os nossos objectivos comerciais? 
• Estou satisfeito com o valor que estou a receber das minhas ferramentas? 
• As ferramentas existentes podem fornecer a funcionalidade de que necessito? 

 

3. Utilizar serviços de automatização para garantir a coerência dos serviços

 

Reveja os processos de gestão de projectos que utiliza para trabalhar com os seus clientes, por exemplo, a forma como o faz: 

 

• Integrar um novo cliente ou empregado
• Contactar novos contactos
• Criar uma proposta de venda 
• Gerir serviços ou tarefas repetíveis, como a redação de conteúdos ou a criação de uma campanha de correio eletrónico 
• Relatório sobre as campanhas em curso 

 

Agora, pergunte a si próprio se a sua agência pode automatizar estes processos para garantir a consistência. Por exemplo, o envio regular de relatórios de clientes é uma forma simples mas poderosa de manter relações fortes com os seus clientes. 

 

Mas levante a mão se já se esqueceu de enviar os relatórios dos seus clientes a tempo - só porque tinha muitas outras coisas para fazer (não é vergonha!) 

 

Porque não automatizar processos morosos mas vitais como estes? Aqui está como configurar um envio automático de relatórios no DashThis para garantir que os relatórios dos seus clientes são enviados a tempo, sempre.

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4. Trabalhar na comunicação interdepartamental (e nas relações com os clientes!)

 

À medida que a sua agência cresce, necessita de processos mais intencionais para definir a forma como os diferentes departamentos trabalham em conjunto. 

 

Organizar reuniões regulares de contacto.

 

Está a analisar o desempenho da página de destino com uma equipa diferente? Estabeleça um horário semanal regular para analisar o seu progresso, medir os KPIs de conversão e decidir o que fazer a seguir. Torne uma prioridade para as suas equipas a partilha de informações e evite silos organizacionais. 

 

As reuniões serão mais eficazes se todos olharem para a mesma aplicação ou documento, e é aí que os painéis de controlo empresariais são úteis.

 

As equipas de marketing e de vendas de uma pequena empresa de comércio eletrónico podem analisar as métricas de ambas as equipas com este modelo de relatório de vendas de comércio eletrónico modelo.

 

Obtenha este modelo de loja de comércio eletrónico com os seus próprios dados! 

 

Simplificar a comunicação

 

Quer se trate de comunicar com equipas internas ou clientes, os relatórios da DashThis podem ajudá-lo a simplificar a comunicação, explicando uma métrica ou partilhando informações acionáveis num relatório. Quando os clientes visualizam o relatório em modo direto, vêem estas notas de valor acrescentado em relação ao relatório.

 

 

Veja-o em ação: Veja como a Jelly Marketing poupou 20 horas por semana com o DashThis neste estudo de casoe, ao mesmo tempo, forneceu mais valor aos seus clientes.

 

5. Simplificar os processos de apresentação de relatórios

 

Como profissionais de marketing digital, lidam diariamente com dados, quer a partir de ferramentas de automatização de marketing, quer através da análise do percurso do cliente. 

 

Mas de acordo com um inquérito da HubSpot de 2021a coleta, organização e análise de dados foi o maior "desperdício de tempo" para os profissionais de marketing - com os profissionais de marketing desperdiçando 3,55 horas / semana em relatórios manuais.

 

 

Investir em software de relatórios de agência para automatizar o processo de elaboração de relatórios reduz este processo a uma questão de minutos, ajudando-o a criar relatórios significativos para comunicar o desempenho da sua campanha, tal como a agência de SEO LeadLogic fez com DashThis e Moz

 

Medidas de ação: 

 

• Avalie o tempo que está a gastar na criação de relatórios de clientes. Uma ferramenta de criação de relatórios pode ajudá-lo a poupar tempo? Experimente o nosso teste de 15 dias com todas as funcionalidades ou navegue pelos nossos modelos de relatórios para ter uma ideia do que é possível fazer

 

Poupe tempo com a automatização

 

Se está habituado a fazer tudo manualmente ou se tem demasiadas coisas em mãos para ver como está a fazer as coisas, nós percebemos! 

 

Pode parecer estranho, ou mesmo desnecessário, olhar para dentro de si. 

 

Mas lembre-se, não tem de melhorar tudo na sua agência de uma só vez. Reserve 15 a 30 minutos para rever qualquer uma destas dicas para otimizar os processos da sua agência. Quer pretenda aumentar a escala ou tirar mais dias de férias, nós tratamos de si. 

 

Com o passar do tempo, as pequenas alterações vão-se acumulando. Comece pelos relatórios dos seus clientes e veja se a nossa solução de automatização pode fazer a diferença. Temos o nosso teste de 15 dias para sinão é necessário cartão de crédito.